ecoDMS: Die intelligente Dokumentenverwaltung mit Such(t)potential
Aachen, 12. September 2012. Die applord GmbH aus Aachen hat heute die Veröffentlichung einer Microsoft Office Integration für das erfolgreiche Dokumenten-Management-System ecoDMS angekündigt. Ab dem 01. Oktober 2012 wird die neue Funktion für alle Benutzer der ecoDMS Vollversion 12.05 (brandine) kostenlos zum Download zur Verfügung stehen. Auch Kunden, die bereits eine Lizenz dieser Version erworben haben, wird die Office Integration kostenlos bereitgestellt werden. Damit deckt ecoDMS als Client-Server-System alle Aspekte einer professionellen Dokumentenverwaltung ab und lässt keine Wünsche offen. Für die Free4Three-Edition wird es diese Funktion allerdings nicht geben.
Die MS Office Integration ermöglicht eine direkte Archivierung aus Mircosoft Word, Excel, PowerPoint und Outlook. Die Dokumente und E-Mails können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem User anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Um die Dokumente schnell über ecoDMS wiederzufinden, können zu jeder Datei der Zielordner, die Dokumentenart, Berechtigungen und weitere Metadaten erfasst werden. Darüber hinaus erfolgt im Hintergrund eine automatische Volltextindizierung.
Mit der Archivierung von Word, Excel- und PowerPoint-Dokumenten können gleichzeitig verschiedene Datei-Versionen angelegt werden. Die Originaldatei kann im Anschluss bei Bedarf über die ecoDMS-Versionsverwaltung geöffnet und bearbeitet werden. Wird das Dokument nach der Bearbeitung gespeichert, erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version. Alle vorherigen Versionen bleiben dabei selbstverständlich erhalten. Diese Funktionalität eignet sich besonders für den Einsatz in Unternehmen, die die Veränderungen an einem Dokument in ihren Geschäftsprozessen dokumentieren wollen oder müssen.
E-Mails, die in Microsoft Outlook geschrieben oder abgerufen werden, können ebenfalls über die Integration mit nur wenigen Mausklicks in ecoDMS archiviert werden. Dabei kann der Benutzer selbst entscheiden, welcher Teil der E-Mail im Dokumenten Management System aufgenommen werden soll. Es können sowohl die E-Mails als auch deren Anhänge vollständig indiziert gespeichert werden.
ecoDMS kann im Onlineshop unter ecodms.de, über die Distributionen BHS Binkert GmbH und SYSTEAM GmbH sowie von verschiedenen Fachhändlern als Download-Datei erworben werden. Wer die Software mit maximal drei Benutzern und eingeschränktem Funktionsumfang nur im privaten Bereich zeitlich unbegrenzt einsetzen möchte, kann die Free4Three-Edition kostenlos auf ecodms.de herunterladen. Die Community-Edition kann für 30 Tage als Testversion gewerblich genutzt werden. Die ecoDMS-Vollversion ist für 49 EUR pro User erhältlich.
Weitergehende Informationen unter www.ecodms.de.
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