Um ein Unternehmen nachhaltig stabil zu führen, bedarf es der Einhaltung verschiedener betriebswirtschaftlicher Grundregeln. Die gesicherte Liquidität gehört zu den obersten Zielen einer Unternehmensführung.
Jährlich gehen tausende Betriebe in Deutschland in die Insolvenz und häufig liegt es daran, dass das Thema Forderungsmanagement vernachlässigt wurde oder es schlecht organisiert war. Hier die entscheidenden Faktoren eines optimalen Forderungsmanagements:
Wo immer es geht, ist eine An- oder Vorauszahlung für die zu erbringende Dienstleistung wichtig. Erst dann, wenn die Teilzahlung von 30 oder 50 Prozent der vereinbarten Summe auf dem Konto eingegangen ist, beginnt die Arbeit am Kundenprojekt. Speziell für Erstkunden ist dies eine gute Strategie, um die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen zu reduzieren. Bei langjährigen und schnell zahlenden Kunden kann man von dieser Maßnahme absehen, um dem Kunden im Sinne der Kundenbindung einen Vertrauensbeweis zu schenken.
Bei neuen Kunden ist das Einholen von Informationen zur Zahlungsfähigkeit des Kunden Standard, um bereits im Vorfeld das eigene Risiko zu reduzieren. Auch wenn dies einigen Zeit- und Kostenaufwand bedeutet, schützt dieses Vorgehen vor bösen Überraschungen – gerade bei größeren Projekten und Volumina. Je nach Betriebsgröße und Bonität der Kunden kann für jeden Kunden intern ein Kreditlimit festgelegt werden.
Die Zahlungsziele sind grundsätzlich relativ kurz zu bemessen und die Überwachung bzw. deren Einhaltung sollten möglichst auf den Tag genau erfolgen. Es hilft, wenn auf der Rechnung der genaue Zahlungstermin mit Datum aufgedruckt ist, damit der Kunde sofort erkennt, wann die Zahlung fällig ist. Manchmal bewirkt auch ein Anruf beim Kunden mit der höflichen Erinnerung auf eine ausstehende Zahlung Wunder. Ein gutes Forderungsmanagement ist auf eine gute Kooperation zwischen Controlling, Buchhaltung und Vertrieb angewiesen.
Um Missverständnissen und Ausreden vorzubeugen ist es am besten, wenn die Leistungsbeschreibung auf der Rechnung den gleichen Wortlaut, wie auf dem Angebot enthält. Eine weitere Möglichkeit, den Kunden zu einer frühzeitigen oder sofortigen Zahlung zu motivieren, ist die Vereinbarung eines Skonto. Die dadurch mögliche Einsparung kann auch direkt als Summe in Euro auf die Rechnung geschrieben werden, um die Höhe der Ersparnis sofort erfassen zu können. Manchmal ist es ratsam, die Rechnung vor Ende aller Arbeiten am Kundenprojekt zu stellen, um bei Zahlungsausständen noch ein „Pfand“ in der Hand zu haben.
Läuft ein Projekt über mehrere Monate, sind möglichst mehrere Abschlagszahlungen oder Zahlungen nach Projektphasen (Projektierung, Testinstallationen, Lieferung, Schulungen, Abnahme etc.) sinnvoll.
Für Kunden, die ihre Zusagen ignorieren, hilft eine Eskalationsstrategie. Persönliche Telefongespräche mit den betreffenden Mitarbeitern in der Buchhaltungsabteilung des Kunden sind die erste Stufe und bringen den Anrufer oft überraschend schnell weiter. Im nächsten Schritt folgen dann direkte Gespräche mit dem Verantwortlichen oder dem Geschäftsführer. Alle Vereinbarungen und Gesprächsinhalte sollten danach schriftlich fixiert und auch dem Gesprächspartner zur Verfügung stehen.
Um das betriebswirtschaftliche Risiko weiter zu reduzieren, ist eine spezielle Kreditversicherung gegen Zahlungsausfälle eine wichtige Maßnahme. Je schlechter die Bonität eines Kunden ist, desto teurer wird allerdings auch die Versicherungsrate. In den schlechtesten Fällen ist jedoch kein Versicherungsschutz mehr erhältlich.
Wenn ein Kunde Insolvenz angemeldet hat, wird es allerdings schwierig. In diesem Fall hilft ein Anwalt, die richtige Strategie zu entwickeln. In manchen Fällen ist es möglich, den Kunden wegen Insolvenzverschleppung zu vor Gericht persönlich haftbar zu machen. Manchmal ist es auch möglich, bereits gelieferte, noch nicht verbrauchte Ware zurückzuholen. Ein Unternehmer sollte in diesen Situationen jedoch nie auf eigene Faust handeln, um rechtliche Grauzonen zu vermeiden.
Bildrechte: Brigitte Averdung-Häfner
Jahrgang 1965, Businesstrainer, Berater und Coach, Diplom-Betriebswirt, Dozent an der FH Aachen für Unternehmensgründung und Persönlichkeitsentwicklung, Reiss Profile Master, geprüfter Trainer und Berater nach BDVT und BaTB, zertifizierter Verkaufsleiter Deutsche Verkaufsleiter-Schule, Experte in der Wachstumsinitiative der Gründerregion Aachen.
Er schöpft aus über 20 Jahren erfolgreicher Berufserfahrung in Marketing und Vertrieb, davon allein 15 Jahre in diversen Managementfunktionen, zuletzt als Geschäftsführer.
Als Spezialist für die Bereiche Führung und Vertrieb bietet er mittelständischen Unternehmen aus Industrie und Dienstleistung drei Schwerpunkte an: Business-Coaching, Firmentrainings als Intensivtraining oder im XL-Format sowie Offene Abendtrainings.
Michael Fridrich erhielt 2009 einen Trainerpreis in der Kategorie „Bestes Seminarkonzept“ und ist darüber hinaus ein gefragter Redner und Autor verschiedener Fachbeiträge, u.a. in der Zeitschrift Spitzenkompetenz, Spiegel Online, Zentrada, Außendienst Informationen. Der Experte für Führung und Vertrieb redet und handelt einfach Klartext.
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