PR-Tipps für eine bessere Kommunikation mit den Kunden
Der Automechaniker kapituliert vor den Datenkolonnen seines Bankberaters, der IT-Spezialist zaubert ein Fragezeichen auf das Gesicht des Notebook-Besitzers. Der Pensionär weiß bei den ausschweifenden Ausführungen seines Versicherungsvertreters ohnehin nicht mehr, was sinnvoll ist und was nicht.
Was für den einen sonnenklar, ist für andere häufig ein verwirrendes Dickicht an Informationen. Auch in der PR-Arbeit finden sich zahlreiche Beispiele für solche und andere Fälle missglückter Kommunikation – in Kundenanschreiben, Informationsflyern und Bedienungsanleitungen. Und dabei lassen sich solche Stolperfallen mit einfachen PR-Regeln durchaus vermeiden, weiß Ulrike Kruse, PR-Beraterin der Textredaktion aus Erfahrung.
Für eine sprachliche Verwirrung sorgen beileibe nicht nur sogenannte PR-Laien. Da versenden Unternehmen Anschreiben samt Anlagen, die Leistungen detailliert erläutern. Manches Mal braucht es allerdings Zeit, um aus der Datenflut den eigenen Nutzen, den eigenen Vorteil herauszufiltern. Oder man kapituliert gleich ganz und nutzt den Papierkorb als Freund und Helfer. Von vielen Betriebsanleitungen ganz zu schweigen. Sie können die Lust an der Neuerwerbung ganz schnell in Frust umschlagen lassen. Vor allem dann, wenn sich wichtige Kern-Informationen unter einem Wust an Details verstecken. Von einer kundenorientierten Kommunikation, die Vertrauen schafft und Sympathie erzeugt, lässt sich in den Fällen kaum sprechen.
In die Kommunikationsfalle tappen aber auch kleine Unternehmen – meist, ohne es zu merken: So manche Information kann selbst Interessierte schlicht in die Flucht schlagen. Beispielsweise, wenn sich Leistungen hinter einer Flut an Fachausdrücken verstecken oder allzu ausschweifend beschrieben werden. Die Lösung für den Kunden ist in solchen Fällen in die zweite Reihe verbannt.
Fazit dieser Fallstricke: Die Leser verstehen die Informationen und damit das Anliegen des Absenders nicht oder nur mühsam. Und wer nicht klar verstanden wird, dem bleibt der Zugang zu Kunden und Interessenten, zu Partnern und Mitarbeitern verschlossen. So lautet die Grundregel für jede Botschaft, für jeden Text:
– Wen wollen Sie ansprechen?
– Was interessiert Ihre Leser?
– Welche Informationen sind neu und informativ?
– Wie lässt sich die Lösung für den Kunden auf den Punkt bringen?
Setzen Sie sich auf den Stuhl Ihrer Leser. Überlegen Sie, welche Informationen diese wirklich benötigen. Was steht im Fokus? Was ist Dickicht an Beilagen? Was unnötiges Füllmaterial?
Auf den Punkt gebracht!
Bringen Sie Ihre Inhalte auf den Punkt. Denn es ist leicht, einen Sachverhalt auf fünf Seiten zu beschreiben. Das Ganze auf ein paar Sätze zu reduzieren, wird deutlich schwieriger. Egal, ob Sie eine neue Nudelvariation auf den Markt bringen, einen Tarif für Zahnersatz vorstellen oder eine verständliche Abrechnung versenden wollen. Für den eigenen Text heißt das Zauberwort also streichen und immer wieder kürzen. Nur so lassen sich die zentralen Aussagen hervorhe-ben. Und die müssen stimmig sein.
Durchforsten Sie Ihre Botschaften!
Viele Leser von Anschreiben, Flyern oder auch Internetnews scannen Informationen nur noch ab. Sie überfliegen die Botschaften und nehmen Kernaussagen wahr. Das ist aber nur möglich, wenn der Text klar und auf Anhieb verständlich ist. Damit sind wir bei den Fachbegriffen.
In einem ersten Schritt müssen Sie Ihre Botschaften durchforsten.
– Welche Ausdrücke sind für Ihre Zielgruppe überhaupt Fachbegriffe?
– Welche davon sind für den Text unbedingt notwendig?
– Lassen sie sich durch Synonyme oder bildhafte Beschreibungen ersetzen?
So wird Kommunikation möglich!
Wenn überhaupt sollten Sie sich auf einzelne Fachausdrücke beschränken, sie einmal erläutern und dann immer wieder nutzen. Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Zum einen werden die Begriffe auf Dauer mit Ihrem Unternehmen verbunden. Zum anderen verstehen Ihre Leser sie wirklich – und dann ist Kommunikation überhaupt erst möglich.
Die Textredaktion mit PR-Beratung und PR-Text für eine sichere Kommunikation mit Kunden und der Öffentlichkeit
Kontakt:
Die Textredaktion Text I PR I Presse
Ulrike Kruse
Bergstraße 7
23714 Malente
04523 20 11 265
info@die-textredaktion.de
http://die-textredaktion.de
