Warum sollte man ein digitales Office anstreben?

Digitalisierung Office – Vorteile auf den Punkt gebracht

Die Digitalisierung ist aus einem innovativen und modernen Büro nicht mehr wegzudenken. Dies mag nicht weiter verwundern, in Anbetracht der gewonnenen Zeitersparnis, welche aus dieser Digitalisierung entsteht. Auch die Kostenersparnis gilt es nicht zu unterschätzen. Diese Vorteile gelten zum einen, wenn sämtliche Abwicklungen der Geschäftsvorgänge online erledigt werden und zum anderen, wenn Kleinunternehmer bzw. Freiberufler sich grundsätzlich für ein Online-Büro entscheiden.

Im Fokus stehen in jedem Fall die Online-Abwicklung von Geschäftsvorgängen sowie eine effiziente Dokumentation. Aber was unterscheidet die digitale Bürovariante von der herkömmlichen? Beispielsweise wird das papierlose Büro in der heutigen Zeit immer bedeutender. Das spart nicht nur Kosten, sondern ist auch klimaneutral, da auf diese Weise Ressourcen eingespart werden. So wird der Briefverkehr fast vollständig auf E-Mail und Co. verlegt, anstatt diverse Dokumente auszudrucken und mit der Post zu versenden. Auch die Ablage der Dokumente findet immer häufiger digital statt. So werden nicht nur Papierkosten gespart, sondern auch noch Stromkosten, da der Drucker nicht in Betrieb genommen werden muss.

 

Digitales Büro – Konzept und Umsetzung
Wer ein digitales Büro anstrebt bzw. ein papierloses Büro, sollte am besten vor der Umsetzung ein gut durchdachtes Konzept erstellen. Im Rahmen dieses Konzepts gilt es dann zu überlegen, welche Ausdrucke tatsächlich vermieden und verringert werden können. Das spart dann Platz hinsichtlich der herkömmlichen Ablage, denn das Drucken von Papier kostet zum einem Strom, verbraucht Papier-Ressourcen und bedarf extra Regale und Aktenschränke zwecks Aufbewahrung der Papiere und Ordner. Doch je weniger Papiere und Ordner, umso weniger Platz wird schließlich benötigt.

Wer die Rechnung weiter verfolgt, wird schnell erkennen, dass mit dem papierlosen Büro auch kleinere Arbeitsräume einhergehen. Letzteres bedeutet parallel geringere Mietkosten. Es lohnt sich also definitiv, ein Konzept für ein papierloses Büro zu erstellen und dieses dann Schritt für Schritt umzusetzen.